Ja fa algunes setmanes que Microsoft va alliberar Planner en les subscripcions d’Office 365.
Tots tenim la necessitat de coordinar petits projectes a les nostres empreses, ja sigui amb personal intern o amb col·laboradors externs a la companyia. Planner és una bona eina que ens permetrà gestionar les tasques sense descuidar la comunicació ni la gestió de documents.
Després d’utilitzar-la uns quants dies per a gestionar petits projectes us fem un petit resum en aquest article de les principals característiques.
Nova app, antics amics
Tot i que Planner apareix com una eina nova, no deixa de ser una combinació d’eines que ja teníem disponibles: Office 365 Groups, SharePoint Sites i Office Web Apps a la que han afegit una petita gestió de tasques tipus KANBAN que ens permeten fer gestió àgil de les tasques de projecte.
Els projectes que es creen en planner poden ser privats, és a dir que només els veuen els membres del projecte, o públics que els veuen tots els membres de la companyia. Una bona opció si el que volem és donar una visió dels projectes que es desenvolupen a nivell corporatiu.
Planner Hub
En aquesta pantalla obtenim una vista de tots els projectes en els que participem amb un petit resum del projecte:
Project
Al entrar en un projecte veiem un KABAN que podem configurar (igual que en altres eines de l’estil com Trello, …) en diferents “cubos”.
A la mateixa pantalla veiem els membres que formen part d’aquest projecte, podent afegir nous membres directament des de la pantalla. Els membres poden ser tant interns de l’empresa com externs, i afegir-los és tant senzill com escriure el seu correu electrònic:
Planner també ens ofereix una vista “directiva” per veure l’estat del projecte:
Grups – l’eina de comunicació de planner
Per a cada projecte es crea un grup d’office 365.
Aquí podem comunicar-nos en un format mur, on podem crear converses tot creant un fil de conversa fàcil de seguir i evitant que el coneixement que es genera es quedi perdut en les bústies de correu dels membres de l’equip:
Que també són accessibles des del nostre client Outlook, que ens estalviarà d’entrar al portal per a seguir el fil de la conversa amb els companys de projecte:
Intercanvi i treball amb fitxers
No deixa de ser un nou espai creat al SharePoint corporatiu que ens permet intercanviar fitxers sense haver-los d’enviar per correu, assegurant que sempre treballarem amb la darrera versió publicada.
Com es pot comprovar no deixa de ser una biblioteca de documents de SharePoint.
La biblioteca de documents disposa de totes les funcionalitats de les biblioteques de SharePoint (versionat, …) i podem fer ús de les Office Web Apps per a editar directament els documents des del nostre navegador web.
Calendari
Calendari compartit que veuen tots els membres de l’equip amb el que podem gestionar totes les fites i reunions del projecte.
Notes
Llibreta de OneNote associada al projecte que podem editar directament utilitzant el nostre navegador fent ús de les office web apps o bé vinculant-lo al nostre OneNote per editar-lo des del pc o dispositiu mòbil sense necessitat d’entrar al portal. Molt útil per a prendre notes en les reunions de seguiment.
Connecta’l amb les eines que més agradin als teus col·laboradors
I si amb tot aquest conjunt d’eines encara hi ha col·laboradors que no s’hi senten còmodes no passa res, disposem d’un ampli ventall de connexions amb altres sistemes de gestió de projectes / col·laboració amb el que connectar-nos sense massa esforç:
No tot queda al pc – Group app
I si som dels que anem tot el dia amunt i avall no hi ha problema. Microsoft ha publicat un app per als principals sistemes de telefonia mòbil que ens permet interactuar amb els companys del projecte (conversa, arxius, notes i calendari) directament des del nostre terminal mòbil.
